Entrega de EPIs: modelo, plantilla y qué exige la norma

Suponga que en una visita de la Inspección de Trabajo le preguntan por el arnés de un operario: cuándo se le entregó, quién se lo dio y qué información y formación recibió antes de usarlo. Si la respuesta no está en un documento de entrega de EPIs, en papel o en pantalla, no puede demostrarla.

Aquí verá qué exige la normativa sobre la entrega de EPIs, qué datos debe recoger el registro para servir de prueba y un modelo listo para copiar o imprimir.

Qué exige la normativa sobre la entrega de EPIs

La norma de referencia es el Real Decreto 773/1997, de 30 de mayo, en su redacción vigente tras el Real Decreto 1076/2021. En lo que afecta a la entrega, obliga al empresario a cuatro cosas:

• Proporcionar y reponer los equipos. Artículo 3.c: «proporcionar gratuitamente a los trabajadores los equipos de protección individual que deban utilizar, reponiéndolos cuando resulte necesario».
• Informar antes del uso. Artículo 8.2: informar previamente al uso de los riesgos y de cuándo usar el equipo, con instrucciones «preferentemente por escrito».
• Formar. Artículo 8.3: garantizar la formación y organizar, en su caso, sesiones de entrenamiento.
• Asignar el equipo a una persona. Artículo 7.3: los equipos «estarán destinados, en principio, a un uso personal».

La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales añade en su artículo 17.2 el deber de velar por el uso efectivo de los equipos.

Lo que la norma no dice

Ninguno de esos artículos habla de un «registro de entrega», ni exige firma, formato o plazo de conservación.

El contraste está en el Real Decreto 1215/1997, sobre equipos de trabajo, cuyo artículo 4.4 dice que «los resultados de las comprobaciones deberán documentarse y estar a disposición de la autoridad laboral». Cuando el legislador quiere un documento, lo escribe. Tampoco el artículo 23 de la Ley 31/1995, que enumera la documentación obligatoria, incluye el registro de entrega.

Entonces, ¿para qué sirve el registro?

Entregar, reponer, informar y formar son hechos, y sin documento no se pueden sostener ante un requerimiento. El registro no es la obligación: es la prueba habitual de que se cumplen las obligaciones que sí existen.

La guía técnica del INSST sobre utilización de EPI, que no es vinculante, recomienda al comentar el artículo 3.c un procedimiento que garantice «no solo su entrega, sino también su reposición cuando sea necesaria (por ejemplo por envejecimiento, caducidad, límites de uso establecidos, etc.)». Y añade: «es práctica habitual utilizar la firma del trabajador como medio de asegurar la entrega del EPI, pero esta no es la única forma posible».

La firma manuscrita, por tanto, no es obligatoria.

Qué datos debe tener el documento de entrega de EPIs

El apéndice 3 de la guía del INSST incluye una ficha de entrega que sirve de referencia. Estos son sus campos y lo que acredita cada uno:

• Trabajador y puesto. Sin identificación individual no se demuestra el uso personal del artículo 7.3 ni se enlaza con la evaluación de riesgos.
• Tipo de EPI, marca y modelo. Qué se entregó exactamente, no un genérico «guantes».
• Características personales tenidas en cuenta: talla, alergias, corrección óptica, compatibilidad con otros equipos. Prueban que se eligió pensando en esa persona.
• Fecha de caducidad y unidades entregadas. La caducidad la marca el fabricante, y el artículo 7.1 obliga a seguir sus instrucciones de uso, almacenamiento y mantenimiento.
• Información y formación recibidas, con su fecha. Como el artículo 8.2 exige informar antes del uso, una fecha de información posterior a la entrega delata el incumplimiento.
• Compromiso de uso del trabajador, que recoge sus obligaciones del artículo 10.
• Firma del trabajador y fecha, o una identificación equivalente.

Le recomendamos añadir tres campos que la ficha del INSST no trae: el motivo de la entrega (alta, reposición por desgaste, caducidad o deterioro, cambio de puesto), el número de serie o lote, imprescindible en protección contra caídas, y la devolución, con fecha y estado, si el equipo es retornable.

Modelo de registro de entrega de EPIs (plantilla para copiar)

Una fila por entrega. Puede copiar la tabla en una hoja de cálculo o imprimirla. Las dos filas son un ejemplo con nombres ficticios.

El compromiso de uso

Al pie del registro conviene incluir el compromiso de la ficha del INSST, que recoge las obligaciones del artículo 10 del RD 773/1997. El trabajador se compromete a:

• Utilizar el equipo en todas las situaciones en las que se le haya indicado y siempre que acceda a áreas en las que su uso sea obligatorio.
• Seguir las instrucciones recibidas en lo relativo al cuidado y mantenimiento del equipo.
• Consultar cualquier duda sobre la correcta utilización del equipo.
• Informar inmediatamente acerca de cualquier anomalía, defecto o daño que pudiera apreciar en el equipo.

Dónde falla el control de entrega de EPIs en papel

El modelo funciona. Lo que falla es mantenerlo al día:

• Las reposiciones no se anotan. La primera entrega se documenta el día del alta. La reposición llega meses después, en el almacén y con prisa, y el registro acaba diciendo que el trabajador tiene el casco de hace tres años cuando lleva el cuarto. El artículo 3.c incluye expresamente la reposición.
• Las caducidades no avisan. Los arneses y demás equipos contra caídas tienen vida útil y revisiones periódicas fijadas por el fabricante, y los filtros de protección respiratoria tienen fecha límite. Una hoja de cálculo guarda la fecha, pero no avisa a nadie cuando vence.
• Nadie sabe quién tiene qué. Un registro en papel es un histórico, no un inventario. Saber quién tiene hoy un arnés asignado y cuáles caducan este trimestre obliga a cruzar meses de hojas.
• La firma prueba la entrega, no el uso. El artículo 17.2 de la Ley 31/1995 pide velar por el uso efectivo. Ningún registro, en papel o electrónico, demuestra que el equipo se lleve puesto. Eso es supervisión.

En los equipos anticaídas es útil documentar también su estado. Nuestro servicio de revisión de arneses y líneas de vida emite un informe de cada revisión que puede archivarse junto al registro de entrega.

Registro automático con expendedoras y taquillas de EPI

Cuando entrega una máquina, el registro no depende de que alguien se acuerde: si el equipo sale, queda anotado.

La máquina expendedora está pensada para el EPI de uso diario: guantes, gafas, tapones, mascarillas. El trabajador se identifica con su tarjeta o código de empleado, elige el producto y la máquina lo dispensa y registra la operación. El consumo se puede consultar por trabajador, área y periodo.

La taquilla inteligente sirve para equipos de más valor o tamaño, como cascos, calzado, arneses o trajes de protección. Cada cajón se asigna a un trabajador o a una referencia, con acceso por tarjeta RFID y el sistema controla la devolución y avisa de las caducidades.

Las dos se describen en nuestra página de máquinas expendedoras y taquillas inteligentes de EPI.

Lo que la máquina no hace por usted

• No elige el EPI. Qué puestos lo necesitan (artículo 3.a del RD 773/1997) y qué equipo corresponde sale de la evaluación de riesgos.
• No sustituye la información ni la formación del artículo 8: solo deja constancia de su fecha.
• No acredita el uso efectivo. Velar por la utilización y el mantenimiento (artículos 3.d y 3.e) sigue siendo tarea de la empresa.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio documentar la entrega de EPIs?

Con ese nombre, no. Pero sin registro la empresa no puede probar que entrega y repone los equipos (artículo 3.c del RD 773/1997), informa (8.2), forma (8.3) y vela por su uso efectivo (artículo 17.2 de la Ley 31/1995).

¿Vale un registro electrónico en lugar de la firma en papel?

La guía técnica del INSST describe la firma del trabajador como «práctica habitual», pero añade que «no es la única forma posible». A cualquier medio se le pide lo mismo: que identifique de forma fiable a quién se entregó, qué equipo y cuándo, y que no pueda modificarse después sin dejar rastro. Una expendedora o una taquilla lo cumple si la identificación es individual y la traza se conserva.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de entrega?

Ni el RD 773/1997 ni el artículo 23 de la Ley 31/1995 fijan un plazo. Lo razonable es conservarlos mientras la empresa pueda tener que acreditar la entrega. Como contienen datos personales, el Reglamento General de Protección de Datos obliga a limitar el plazo de conservación (artículo 5.1.e), así que conviene fijarlo por escrito en el procedimiento.

¿Hay que registrar también los EPI desechables?

Los guantes de un solo uso o las mascarillas filtrantes también son EPI, y el artículo 3.c se les aplica igual. Anotarlos unidad a unidad aporta poca prueba. Lo útil es demostrar disponibilidad continua y consumo por trabajador y periodo, que es el dato que genera una expendedora.

¿Qué pasa con los trabajadores de ETT y de contratas?

La empresa usuaria debe informar a la ETT, antes de la puesta a disposición, de los EPI que habrá de utilizar el trabajador (artículo 2.2.b del Real Decreto 216/1999), y responde de las condiciones de ejecución del trabajo (artículo 5.1). Con contratas y subcontratas rige la coordinación del artículo 24 de la Ley 31/1995 y el Real Decreto 171/2004. En el registro basta con un dato más: la empresa de la que depende cada persona.

Revisar su procedimiento de entrega

Casi todas las empresas tienen un modelo de registro; lo difícil es mantenerlo al día. Si quiere revisar cómo se documentan hoy las entregas, nuestra consultoría de gestión de EPIs analiza los procesos de entrega, la frecuencia de reposición y los consumos por puesto. Los equipos están en nuestro catálogo de EPI.

Para cualquier consulta, llámenos al 976 46 57 46 o escríbanos por WhatsApp al +34 629 42 90 37.

Fuentes

• Real Decreto 773/1997 (BOE)
• Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales (BOE)
• Real Decreto 1215/1997 (BOE)
• Real Decreto 216/1999 (BOE)
• Guía técnica del INSST sobre utilización de EPI